Ban quản lý tòa nhà là đơn vị đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý cũng như sử dụng tòa nhà. Đó là lý do tại sao tất cả các tòa nhà hiện nay đều bắt buộc phải có ban quản lý tòa nhà. Vậy thực tế vai trò của ban quản trị tòa nhà trong công tác quản lý vận hành là gì?

1. Quyết định đơn vị quản lý tòa nhà.

Có thể nói, ban quản lý tòa nhà là đại diện do cư dân, những người làm việc trong tòa nhà cùng nhau bầu ra, là tiếng nói của họ. Chính vì vậy, việc ban quản lý có trách nhiệm trong việc hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà tại Hà Nội và đưa ra quyết định hợp tác là điều tất yếu.

Tại khoản 1 điểu 41 thông tư số 02/2016/TT-BXD quy định như sau: Ban quản trị tòa nhà có quyền và trách nhiệm chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp Hội nghị tòa nhà theo quy định, thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại Hội nghị tòa nhà, đề nghị thông qua  Hội nghị tòa nhà để quyết định và ký kết hợp đồng quản lý tòa nhà.

Chính vì vậy ban quản trị tòa nhà – những người đại diện cho cư dân có thể đặt ra các yêu cầu, mục tiêu hợp tác chung để mang tới dịch vụ tốt nhất cho tòa nhà. Trong quá trình mời thầu các đơn vị quản lý tòa nhà, ban quản lý có thể tiến hành lựa chọn nhà thầu qua các tiêu chí cơ bản sau:

  • Năng lực thực tế của công ty quản lý tòa nhà:

+ Yếu tố đầu tiên có thể xét đến đó chính là kinh nghiệm trong công tác quản lý của đơn vị ứng tuyển. Thông thường một đơn vị quản lý tòa nhà phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý.

+ Yếu tố thứ hai cần xét tới đó là các thông tin liên quan đến thông tin pháp lý, các giấy phép của đơn vị chức năng cung cấp và các chứng chỉ chứng nhận liên quan.

+ Yếu tố thứ 3 đó chính là các dịch vụ mà đơn vị quản lý vận hành có thể cung cấp. Một đơn vị chuyên nghiệp phải cung cấp được tất cả các dịch vụ liên quan như: Quản lý tòa nhà, quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật, bảo dưỡng định kỳ, dịch vụ vệ sinh,…

  • Giá dịch vụ quản lý tòa nhà: Thực tế yếu tố về giá chính là một trong những yếu tố ban quản lý quan tâm hàng đầu khi quyết định lựa chọn đơn vị quản lý tòa nhà. Một đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp với đội ngũ nhân sự chất lượng, kế hoạch làm việc khoa học, cung cấp đủ loại hình dịch vụ,… tuy nhiên yếu tố về giá cũng phải tuân thủ theo những tiêu chuẩn riêng của loại hình dịch vụ này. Không những vậy, việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đi kèm với giá cả hợp lý sẽ càng giúp công ty đó tăng sức cạnh tranh và thêm những ưu thế để lựa chọn hơn.

Xem thêm: Quản lý văn phòng trong quản lý tòa nhà

Ngoài việc lựa chọn hợp tác với đơn vị quản lý tòa nhà, ban quản trị tòa nhà còn có trách nhiệm giám sát quá trình hợp tác, làm việc của đội ngũ phụ trách quản lý, từ đó đánh giá chất lượng thực tế để có những điều chỉnh phù hợp. Họ hoàn toàn có thể đưa ra quyết định có nên hợp tác với đơn vị đó nữa hay không. Điều này được quy định tại Điểm e, Khoản 1 Điều 41 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD.

2. Có trách nhiệm trong việc tổ chức các hoạt động:

Một trong những việc ban quản lý tòa nhà cần làm đầu tiên khi được đưa vào hoạt động đó chính là việc nhanh chóng nhất tuyên truyền, phổ biến những chính sách pháp luật, quy định chung của nhà nước cũng như ban quản lý tới mọi người sinh sống, làm việc trong tòa nhà để họ nắm bắt được. Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà cần thường xuyên lấy những ý kiến đóng góp của cư dân về chất lượng dịch vụ cũng như những vấn đề phát sinh để phối hợp với đơn vị quản lý tòa nhà giải quyết kịp thời.

  • Ngoài việc ghi nhận những ý kiến đóng góp của cư dân, ban quản trị tòa nhà cũng có trách nhiệm trong việc xây dựng những hoạt động chung giúp gắn kết cộng đồng trong tòa nhà. Đây là hoạt động cần thiết và phải tiến hành thường xuyên để tạo môi trường sống, làm việc giàu tính đoàn kết cộng đồng.

3. Chịu trách nhiệm cố vấn triển khai công tác tài chính.

vai trò của ban quản tri trong công việc quản lý toa nhà

Ban quản trị tòa nhà hoàn toàn có quyền hạn và trách nhiệm trong việc lên kế hoạch thực hiện công tác thu phí liên quan tới phí dịch vụ, phí trông giữ phương tiện, phí cho thuê mặt bằng, các khoản phí bảo trì,… Điều này sẽ giúp cho vấn đề thu phí trở nên hợp lý hơn rất nhiều, thể hiện được sự chuyên nghiệp trong việc ghi nhận ý kiến đóng góp của các bên liên quan.

Như vậy, nhìn một cách tổng thể có thể giúp chúng ta thấy được Vai trò của ban quản trị trong công tác quản lý tòa nhà là lớn như thế nào. Vừa là dại diện tiếng nói của người dân, vừa là đơn vị cố vấn các công tác liên quan nói chung cũng như chịu trách nhiệm trong việc xây dựng văn hóa, lối sống lành mạnh.