Quản lý tài chính là một phần quan trọng trong quá trình triển khai công tác quản lý tòa nhà. Quản lý tài chính sẽ giúp đơn vị phụ trách các hoạt động thu chi của tòa nhà được tối ưu và cụ thể, rành mạch, hạn chế tối đa những khoản thu chi không rõ, đem lại sự an tâm, tin tưởng cho khách hàng của mình.

Dịch vụ tư vấn quản lý tài chính của các công ty quản lý tòa nhà chuyên nghiệp luôn là điểm mạnh trong các dịch vụ của họ, với những tư vấn hữu ích, chắc chắn quá trình quản lý tài chính trong tòa nhà sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

1. Các thông tin liên quan tới tư vấn quản lý tài chính trong quản lý tòa nhà:

Về cơ bản, quản lý tài chính trong quản lý tòa nhà gồm các hạng mục như sau:

  • Khảo sát các hoạt động liên quan tới nguồn thu, nguồn chi của tòa nhà.
  • Xây dựng quy trình quản lý thu chi, phân công trách nhiệm của các bên liên quan.
  • Hướng dẫn quy trình xử lý, tiến hành các nghiệp vụ liên quan tới thu chi và đào tạo nhân sự.
  • Thiết kế biểu mẫu, hồ sơ, chứng từ liên quan.
  • Hướng dẫn sao lưu, các tra cứu nhanh chóng, hiệu quả.

2. Tại sao cần được tư vấn quản lý tài chính trong quản lý tòa nhà?

  • Tư vấn quản lý tài chính – Tối ưu chi phí quản lý vận hành: Chi phí quản lý vận hành ở mỗi tòa nhà, mỗi chất lượng dịch vụ khác nhau lại tồn tại những điểm khác biệt nhưng luôn là điều gây ra nhiều sự tranh cãi nhất. Trong quá trình triển khai dịch vụ, công ty quản lý tòa nhà sẽ có kế hoạch họp bàn, tư vấn với ban quản trị tòa nhà và lên phương án thu phí sao cho hiệu quả và nhận được sự đồng thuận tối đa từ hai bên. Điều này sẽ hạn chế tối đa sự tranh chấp
  • Tối ưu ngân sách tài chính: Bên cạnh công tác tối ưu chi phí quản lý vận hành, việc lên kế hoạch, ngân sách chi tiêu hàng năm cũng quan trọng không kém. Việc lên danh sách các hạng mục chi tiêu trong quá trình thực hiện công tác quản lý tòa nhà sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong kế hoạch của mình, chuẩn bị đầy đủ các khoản dự trù, các khoản có thể phát sinh,… từ đó tính toán được phác thảo tổng chi phí vận hành. Nếu ngân sách ước tính vượt quá ngưỡng 50% chi phí quản lý thì có thể tổ chức họp đóng góp ý kiến, điều chỉnh cho phù hợp.
  • Kiểm soát tài chính: Quá trình này giúp tài chính luôn được minh bạch, tránh việc tranh chấp, khiếu kiện cũng như tham nhũng có thể xảy ra. Việc giám sát nên được tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây:

+ Sử dụng tiền mặt tạm ứng đối với các mặt hàng mua nhỏ lẻ.

+ Mọi hoạt động thu chi đều có biên lai cụ thể, rõ ràng, đúng pháp luật.

+ Thủ quỹ bắt buộc phải lưu giữ lại những chứng từ liên quan tới thu chi.

+ Dán bảo kê sao thông báo cho toàn dân tòa nhà định kỳ.

+ Phân loại và lưu trữ hồ sơ ít nhất 5 năm.

+ Phải có báo cáo tài chính cụ thể hàng quý, hàng năm.

Dịch vụ tư vấn quản lý tài chính trong tòa nhà là điều vô cùng quan trọng, hoạt động này giúp quá trình quản lý tài chính trở nên minh bạch, chi tiết, hạn chế tối đa sự tranh chấp, nguy cơ tham nhũng có thể xảy ra. Ngoài ra, với quá trình quản lý tài chính minh bạch, cư dân, khách hàng,… sẽ càng thêm tin tưởng đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư, điều này giúp nâng cao hơn nữa hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng của mình.