bảo trì hệ thống pccc

Bảo dưỡng hệ thống PCCC trong quản lý tòa nhà

Hệ thống PCCC là điều cần thiết với mọi tòa nhà nào dù diện tích lớn hay nhỏ.

Để hệ thống PCCC được hoạt động hiệu quả và phát huy tốt nhất giá trị của nó không hề dễ dàng. Đó là lý do tại sao chúng ta cần tới những đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Vậy trong quá trình bảo dưỡng hệ thống PCCC có gì đặc biệt?

Cần chú ý điều gì trong quá trình vận hành và bảo dưỡng?

Cùng Housecare.vn tìm hiểu bảo dưỡng PCCC trong quản lý tòa nhà

Đọc Thêm

Quản lý tòa nhà – Tìm hiểu về ngành quản lý tòa nhà ở Việt Nam

Lĩnh vực bất động sản đang có những bước tiến vô cùng mạnh mẽ cả về quy mô và chất lượng. Những tòa cao ốc dần mọc lên và chiếm lĩnh không gian. Nhất là ở những thành phố lớn, đô thị hóa đang diễn ra với tốc độ vô cùng nhanh chóng. Với những tòa nhà như vậy, sau quá trình thi công, việc hợp tác với một đơn vị quản lý tòa nhà là điều vô cùng cần thiết.

Đọc Thêm

Quy trình giải quyết khiếu nại thắc mắc trong tòa nhà

Quá trình quản lý và vận hành tòa nhà có tốt tới đâu thì đôi khi những khiếu nại hay thắc mắc vẫn có thể xảy ra. Nếu quá trình xử lý những khiếu nại, thắc mắc đó không hợp lý chắc chắn dịch vụ cung cấp sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều, thậm chí niềm tin của khách hàng nơi ban quản lý cũng có thể bị giảm xuống.

Vậy ban quản lý tòa nhà cần xây dựng quy trình giải quyết khiếu nại thắc mắc trong tòa nhà của cư dân như thế nào để vừa làm hài lòng khách vừa giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Mời bạn cùng quanlytoanhahc.vn tìm hiểu về vấn đề này.

Đọc Thêm

quản lý nhà thầu tại tòa nhà

Quy trình quản lý các nhà thầu tại tòa nhà

Quản lý nhà thầu cũng là một trong những công việc vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai công tác quản lý vận hành tòa nhà của các đơn vị phụ trách. Việc các nhà thầu thường xuyên cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong tòa nhà cũng như ban quản lý tòa nhà là điều không thể thiếu.

Đọc Thêm

Quy trình quản lý khách hàng tại tòa nhà

Quản lý khách hàng tại tòa nhà xưa nay luôn là một điểm yếu trong quá trình quản lý vận hành của nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này. Với những đơn vị quản lý tòa nhà không chuyên nghiệp, việc làm cho khách hàng của mình không hài lòng về chất lượng dẫn tới giảm giá trị trong mắt họ là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Đọc Thêm

quy trình quản lý hành chính tòa nhà - quản lý công văn

Quy trình quản lý hành chính tòa nhà

Quản lý hành chính tòa nhà – bộ phận phụ trách các công tác liên quan tới quản lý hồ sơ, công văn liên quan là một trong những hạng mục cơ bản nhất của quản lý tòa nhà. Xây dựng quy trình quản lý hành chính tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Vậy đơn vị phụ trách quản lý tòa nhà cần lên kế hoạch như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua những chia sẻ của chúng tôi nhé!

Đọc Thêm

quản lý nguồn thu tại tòa nhà trong quy trình quản lý tòa nhà

Quy trình quản lý tài chính tòa nhà

Quản lý tài chính tòa nhà là một trong những công việc yêu cầu chất lượng chuyên môn của công tác quản lý rất cao. Do đặc thù của tòa nhà bao gồm khác nhiều những khoản mục liên quan trực tiếp tới tiền nên việc đòi hỏi kinh nghiệm quản lý của các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Với đội ngũ chuyên nghiệp đó, kế hoạch quản lý tài chính sẽ được xây dựng một cách rõ ràng, khoa học.

Đọc Thêm

công tác chiển khai an ninh tòa nhà trong quản lý tòa nhà

Quy trình triển khai công tác an ninh trong quản lý tòa nhà

Công tác an ninh tòa nhà luôn là một trong những điều đơn vị quản lý tòa nhà cần ưu tiên hàng đầu trong quá trình lên kế hoạch triển khai công tác quản lý. Đây là chìa khóa để đảm bảo vấn đề an ninh, an toàn, đảm bảo tài sản cho những người sinh sống, làm việc trong tòa nhà cũng như môi trường sống thực sự an toàn, chất lượng. Vậy quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà được lên kế hoạch như thế nào? Phương án thực hiện cụ thể có gì đặc biệt? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Đọc Thêm

quy trình quản lý tòa nhà

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý tòa nhà bao gồm rất nhiều những hạng mục khác nhau, chính vì vậy trong quá trình thực hiện cần có kế hoạch rõ ràng, chặt chẽ để quá trình vận hành tòa nhà được diễn ra một cách an toàn, hiệu quả. Tuy nhiên để xây dựng được kế hoạch cũng như quy trình quản lý vận hành tòa nhà một cách hiệu quả không hề dễ dàng. Bài viết này, Dịch vụ quản lý vận hành toàn nhà HouseCare Việt Nam sẵn sàng chia sẻ tới quý khách hàng một cách chi tiết cụ thể.

 

Quy trình quản lý các dịch vụ

 

Ba dịch vụ chính trong công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng có thể kể tới như: Dịch vụ an ninh, dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật và dịch vụ vệ sinh. Mỗi dịch vụ có những quy trình tiến hành khác biệt.

Quy trình triển khai công tác an ninh bảo vệ

quy trinh quan ly toa nha

Trong quá trình triển khai công tác bảo vệ, có rất nhiều các hạng mục cần được giám sát, từ hệ thống camera an ninh, trông giữ phương tiện và giám sát bên ngoài khu vực tòa nhà. Tóm gọn lại quy trình triển khai có thể được tiến hành như sau:

  • Lên kế hoạch và khảo sát chi tiết toàn bộ tòa nhà, khảo sát an ninh khu vực, nghiên cứu, lên kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
  • Đánh giá thực trạng tình hình an ninh.
  • Đề xuất phương án bố trí nhân viên.
  • Lên kế hoạch triển khai công việc từng chốt.
  • Xây dựng phương án dự phòng phối kết hợp của nhiều tổ an ninh phòng khi có sự cố.

Quy trình quản lý và giám sát kỹ thuật tòa nhà

quy trinh quan ly

Vận hành hệ thống kỹ thuật liên quan tới công tác quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà, các hệ thống này bao gồm: hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, quy trình vận hành và bảo trì hệ thống điện tòa nhà

Kế hoạch triển khai chi tiết như sau:

  • Kiểm tra khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
  • Đánh giá thực trạng hệ thống và tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
  • Đưa ra quy tình vận hành cụ thế(Bao gồm kế hoạch vận hành, bảo dưỡng và thay thế), đảm bảo tối đa sự an toàn.
  • Đề xuất các phương án giải quyết sự cố phát sinh.

Quy trình triển khai công tác vệ sinh tòa nhà

quan ly ky thuat toa nha

Vệ sinh tòa nhà có thể được tiến hành bằng vệ sinh duy trì hàng ngày, hoặc có thể tiến hành công tác vệ sinh định kỳ. Quy trình chung trước khi triển khai dịch vụ như sau:

  • Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục của tòa nhà.
  • Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và lên kế hoạch vệ sinh cụ thể từng hạng mục.
  • Triển khai công tác vệ sinh từng hạng mục.
  • Xây dựng phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

van hanh toa nha

Quản lý tài chính là công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai nhất. Quy tình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:

  • Xây dựng và triển khai quy trình thu tài chính.
  • Xây dựng và triển khai quy trình chi quỹ tiền mặt.
  • Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường kỳ và định kỳ.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy trình triển khai công tác quản lý và báo cáo hành chính

  • Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
  • Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.
  • Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy tình triển khai công tác nhân sự

  • Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho tổ chức.
  • Xây dựng chế độ quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

Quy trình quản lý khách hàng

  • Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý, bổ sung khách hàng mới và bõ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.
  • Tiếp nhận ý kiến đóng góp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng.
  • Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.
  • Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh tòa nhà.

Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu

  • Tiếp nhận ý kiến chung của toàn thể mọi người về kế hoạch phát triển nhà thầu.
  • Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.
  • Lên kế hoạch quản lý các nhà thầu.
  • Lên kế hoạch thu phí nhà thầu.

 

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà là tài liệu đặc biệt quan trọng. Thế nhưng mục đích sử dụng báo cáo là gì và lập như thế nào không phải ai cũng biết. Là chủ đầu tư hay nhà quản lý nhất định bạn cần nắm rõ những thông tin này.

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà dùng để làm gì?

Đây là tài liệu tổng kết toàn bộ vấn đề tài chính, cơ sở hạ tầng, số lượng cư dân …của tòa nhà. Vì thế nó ý nghĩa đối với cả chủ sở hữu, nhà quản lý và cư dân. Báo cáo này giúp những người có liên quan nắm được những vấn đề cốt lõi. Chúng được tổng hợp trong khoảng thời gian nhất định. Có thể theo một quý hay một năm. Các vấn đề đó là:

  • Tình hình kinh doanh của tòa nhà, việc thu chi, lỗ lãi
  • Các khoản thuế, phí cần đóng góp cho nhà nước
  • Công tác vệ sinh, an ninh trật tự trong tòa nhà
  • Các cơ sở hạ tầng, hệ thống cần được bảo trì, bảo dưỡng
  • Tình hình nhân sự và quản lý nhân sự trong tòa nhà
  • Những vấn đề tồn đọng và phương hướng cũng như thời hạn giải quyết
  • Báo cáo phương hướng hoạt động sắp tới.

Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà giúp cho các bên nắm rõ tình hình chung. Nhà đầu tư và nhà quản lý thấy được lợi nhuận và hiệu quả công việc. Chủ sở hữu cũng thấy được năng lực của đơn vị quản lý từ đó có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó cư dân sẽ thấy được những lợi ích của mình. Tuy nhiên cần có những lưu ý khi lập báo cáo.

 

Những lưu ý không thể bỏ qua khi lập báo cáo quản lý tòa nhà?

Việc lập báo cáo cần đảm bảo tính trung thực, chi tiết và rõ ràng. Đặc biệt những khoản thu chi cần có hóa đơn chứng từ đầy đủ. Danh sách quản lý nhân sự trong tòa nhà cần được thu thập thông tin đầy đủ, chính xác.

Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà cần đảm bảo tính trung thực

Để đảm bảo tính khách quan, chính xác báo cáo cần được lập bởi người có kỹ năng. Người lập phải nắm rõ về tình hình trong tòa nhà. Nếu không những thông quan trọng rất dễ bị lãng quên.

Đến đây, hẳn bạn đã rõ báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà dùng để làm gì. Việc lập một báo cáo đầy đủ, trung thực và khách quan không phải dễ. Trong trường hợp khó khăn bạn nên lựa chọn một đơn vị chuyên quản lý tòa nhà.

 

Tổng kết lại những vấn đề liên quan tới bộ quy trình quản lý tòa nhà, chúng ta phải có kế hoạch triển khai cụ thể, chi tiết toàn bộ quá trình để khi bắt tay vào thực hiện đúng quy trình sẽ giúp chủ đầu tư đạt hiệu quả cao nhất. Đáp ứng quy trình từng hạng mục riêng biệt là chìa khóa để hướng quá trình quản lý vận hành tòa nhà đạt hiệu quả mong muốn và đem lại nhiều những giá trị tích cực nhất.

Để tăng thêm tính hiệu quả, quý khách hàng có thể tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn về cách quản lý vận hành tòa nhà.