Công tác an ninh tòa nhà luôn là một trong những điều đơn vị quản lý tòa nhà cần ưu tiên hàng đầu trong quá trình lên kế hoạch triển khai công tác quản lý. Đây là chìa khóa để đảm bảo vấn đề an ninh, an toàn, đảm bảo tài sản cho những người sinh sống, làm việc trong tòa nhà cũng như môi trường sống thực sự an toàn, chất lượng. Vậy quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà được lên kế hoạch như thế nào? Phương án thực hiện cụ thể có gì đặc biệt? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Công tác bảo vệ trong triển khai an ninh tòa nhà.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác bảo vệ tòa nhà chính là việc lên kế hoạch thường xuyên tuần tra, kiểm soát các hoạt động an ninh tòa nhà. Kế hoạch tuần tra chi tiết như sau:

  • Lên kế hoạch triển khai chi tiết việc giao ca, chuyển ca của các bộ phận.
  • Lập tổ tuần tra phòng chống cháy nổ và các nguy hiểm khác.
  • Tuần tra hệ thống điện tòa nhà, các thiết bị điện.
  • Kiểm tra việc đóng mở các hệ thống cửa ở các văn phòng, kho.
  • Tuần tra hệ thống hành lang, các khu vực lối thoát hiểm.
  • Kiểm tra vòng quanh bên ngoài toàn bộ các hệ thống cửa.

=> Trong quá trình kiểm tra cần có kế hoạch cụ thể, chi tiết và có kế hoạch tuần tra đột xuất vào bất cứ thời điểm nào trong ngày.

=> Trong quá trình tuần tra cần chú ý một số yêu cầu sau:

  • Cần bố trí đủ nhân lực và đảm bảo thời gian tuần tra.
  • Đảm bảo đầy đủ các hạng mục cần kiểm tra.
  • Trong trường hợp đột xuất không thể tuần tra cần có được sự bổ sung, thay thế đảm bảo đủ số lượng nhân sự để hoàn thành công tác tuần tra.
  • Có thể thay đổi kế hoạch tuần tra trong khoảng thời gian +/45 phút.
  • Với mỗi địa điểm tuần tra, nhân viên tuần tra phải chấm công đầy đủ theo quy định.
  • Giải quyết các sự cố phát sinh và hướng dẫn cho bộ phận bảo vệ xử lý kịp thời.
  • Mang đầy đủ dụng cụ(đèn pin) và các dụng cụ bảo hộ trong quá trình tuần tra(chú ý luôn đeo đầy đủ thẻ nhân viên trong quá trình làm việc).

2. Quy trình kiểm soát hàng hóa, tài sản khi ra vào tòa nhà.

2. Quy trình kiểm soát hàng hóa, tài sản khi ra vào tòa nhà

a. Khi vào tòa nhà:

+ Các bước thực hiện:

  • Yêu cầu người gửi hàng hóa vào tòa nhà phải kê khai số lượng.
  • Kiểm tra số lượng với thực tế khai báo hàng hóa.
  • Ghi rõ thông tin hàng hóa vào sổ theo dõi.
  • Nguyên tắc kiểm soát:
  • Ghi rõ tên hàng hóa, số lượng, tên cơ quan người gửi, người nhận, giờ vào.
  • Bảo vệ bắt buộc phải có sổ ghi hàng hóa riêng ghi chép đầy đủ lại.
  • Đối với hàng hóa gửi là tài sản càn bắt buộc phải ghi rõ ràng mọi thông tin liên quan.
  • Quá trình kiểm kê phải có sự xác nhận của khách hàng về số lượng cũng như tình trạng hàng hóa.

b. Khi đưa hàng hóa ra khỏi tòa nhà:

+ Các bước thực hiện:

  • Yêu cầu người mang hàng hóa, tài sản ra ngoài tòa nhà cần khai báo rõ ràng số lượng, tình trạng hàng hóa.
  • Kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ chuyển hàng hóa.
  • Kiểm tra thực tế số lượng và tình trạng hàng hóa.
  • Đồng ý cho xuất hàng ra khỏi tòa nhà.
  • Ghi lại thông tin chuyển hàng và lưu lại vào sổ.
  • Các nguyên tắc kiểm soát hàng hóa:
  • Tất cả hàng hóa khi ra khỏi tòa nhà đều phải có giấy xác nhận của bộ phận quản lý tiếp nhận kiểm tra hàng hóa.
  • Tất cả các loại tài sản khi ra khỏi tòa nhà phải có xác nhận của giám đốc ban quản lý tòa nhà hoặc người chịu trách nhiệm liên quan.
  • Kiểm tra mọi hình thức kể cả vận chuyển rác để chắc chắn hàng hóa, tài sản không được vận chuyển ra khỏi tòa nhà khi chưa qua kiểm tra xác nhận.

3. Quy trình kiểm soát khách hàng, nhân viên ra vào tòa nhà.

3. Quy trình kiểm soát khách hàng, nhân viên ra vào tòa nhà

a. Khách hàng đến sử dụng dịch vụ:

  • Khách hàng đến sử dụng dịch vụ sẽ được nhân viên lễ tân tiếp đón, hướng dẫn chi tiết.
  • Nhân viên lễ tân hỏi thăm trực tiếp khách hàng cần liên hệ, tiếp nhận thông tin và ghi lại vào sổ thông tin khách hàng.
  • Trường hợp người không có mặt tại tòa nhà, nhân viên lễ tân vẫn tiếp nhận thông tin rồi thông báo lại cho khách hàng sau.
  • Nhân viên lễ tân không được phép cho thông tin của người khách hàng cần gặp khi chưa được sự đồng ý của họ.

b. Khi khách hàng đến liên hệ công việc, xin việc,..

  • Hỏi thăm thông tin khách hàng.
  • Mời khách hàng vào phòng chờ và ghi nhận thông tin khách hàng.
  • Liên hệ với bộ phận cần gặp.
  • Đưa khách tới khu vực cần gặp.
  • Ghi lại thông tin khách hàng cần gặp.

c. Kiểm soát nhân viên ra vào tòa nhà:

  • Nhân viên vào tòa nhà:

+ Nếu nhân viên đi muộn phải ký sổ của ban bảo vệ và ghi rõ lý do.

+ Nhân viên không được đưa bạn bè, người thân vào tòa nhà, không được tiếp người thân trong thời gian làm việc trừ trường hợp đột xuất.

+ Trong quá trình làm việc trong tòa nhà cần đeo thẻ để nhận diện.

  • Nhân viên ra khỏi tòa nhà:

+ Nhân viên khi ra khỏi tòa nhà cần báo cáo với bộ phận an ninh và có sự xác nhận của bộ phận này về giờ giấc.

4. Quy trình kiểm soát an ninh trong và ngoài tòa nhà:

quy trình kiểm soát an ninh ngoài tòa nhà

  • Đội ngũ trong ban an ninh tòa nhà cần thường xuyên đi tuần tra trong và ngoài tòa nhà để kiểm tra công tác an ninh, xử lý những sự cố phát sinh xảy ra trong và ngoài tòa nhà.
  • Quá trình kiểm tra phải được lên kế hoạch thực hiện theo giờ, buổi bất kể ngày đêm.

5. Quá trình triển khai công tác trông giữ phương tiện:

  • Trông giữ phương tiện trong tòa nhà cần được phân chia nhân lực để đảm bảo an toàn tài sản.
  • Ban quản lý cần kiểm soát tốt lượng phương tiện gửi trong tòa nhà với quy định vé tháng cho thành viên và vé ngày cho khách hàng.
  • Giám sát chặt chẽ hệ thống camera để luôn nắm bắt được thông tin tài sản.

Triển khai công tác an ninh tòa nhà bao gồm rất nhiều những hạng mục nhỏ khác nhau. Việc xây dựng kế hoạch triển khai rõ ràng, cụ thể tới từng bộ phận là cách tốt nhất để quá trình triển hệ thống quản lý vận hành được tiến hành một các khoa học, hiệu quả. Với quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà Housecarevn vừa gửi tới, hy vọng nó sẽ giúp ích được quý doanh nghiệp phần nào đó trong quá trình lên kế hoạch triển khai dịch vụ cho các tòa nhà.