Quản lý tòa nhà bao gồm rất nhiều những hạng mục khác nhau, chính vì vậy trong quá trình thực hiện cần có kế hoạch rõ ràng, chặt chẽ để quá trình vận hành tòa nhà được diễn ra một cách an toàn, hiệu quả. Tuy nhiên để xây dựng được kế hoạch cũng như quy trình quản lý vận hành tòa nhà một cách hiệu quả không hề dễ dàng. Bài viết này, Dịch vụ quản lý vận hành toàn nhà HouseCare Việt Nam sẵn sàng chia sẻ tới quý khách hàng một cách chi tiết cụ thể.

1. Quy trình quản lý các dịch vụ:

 

Ba dịch vụ chính trong công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng có thể kể tới như: Dịch vụ an ninh, dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật và dịch vụ vệ sinh. Mỗi dịch vụ có những quy trình tiến hành khác biệt.

2. Quy trình triển khai công tác an ninh bảo vệ:

quy trinh quan ly toa nha

Trong quá trình triển khai công tác bảo vệ, có rất nhiều các hạng mục cần được giám sát, từ hệ thống camera an ninh, trông giữ phương tiện và giám sát bên ngoài khu vực tòa nhà. Tóm gọn lại quy trình triển khai có thể được tiến hành như sau:

  • Lên kế hoạch và khảo sát chi tiết toàn bộ tòa nhà, khảo sát an ninh khu vực, nghiên cứu, lên kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
  • Đánh giá thực trạng tình hình an ninh.
  • Đề xuất phương án bố trí nhân viên.
  • Lên kế hoạch triển khai công việc từng chốt.
  • Xây dựng phương án dự phòng phối kết hợp của nhiều tổ an ninh phòng khi có sự cố.

3. Quy trình quản lý và giám sát kỹ thuật tòa nhà:

quy trinh quan ly

Vận hành hệ thống kỹ thuật liên quan tới công tác quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị trong tòa nhà, các hệ thống này bao gồm: hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, quy trình vận hành và bảo trì hệ thống điện tòa nhà

Kế hoạch triển khai chi tiết như sau:

  • Kiểm tra khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
  • Đánh giá thực trạng hệ thống và tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
  • Đưa ra quy tình vận hành cụ thế(Bao gồm kế hoạch vận hành, bảo dưỡng và thay thế), đảm bảo tối đa sự an toàn.
  • Đề xuất các phương án giải quyết sự cố phát sinh.

4. Quy trình triển khai công tác vệ sinh tòa nhà:

quan ly ky thuat toa nha

Vệ sinh tòa nhà có thể được tiến hành bằng vệ sinh duy trì hàng ngày, hoặc có thể tiến hành công tác vệ sinh định kỳ. Quy trình chung trước khi triển khai dịch vụ như sau:

  • Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục của tòa nhà.
  • Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và lên kế hoạch vệ sinh cụ thể từng hạng mục.
  • Triển khai công tác vệ sinh từng hạng mục.
  • Xây dựng phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.

5. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính:

van hanh toa nha

Quản lý tài chính là công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai nhất. Quy tình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:

  • Xây dựng và triển khai quy trình thu tài chính.
  • Xây dựng và triển khai quy trình chi quỹ tiền mặt.
  • Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường kỳ và định kỳ.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

6. Quy trình triển khai công tác quản lý và báo cáo hành chính:

  • Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
  • Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.
  • Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

7. Quy tình triển khai công tác nhân sự:

  • Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho tổ chức.
  • Xây dựng chế độ quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự.
  • Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

8. Quy trình quản lý khách hàng:

  • Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý, bổ sung khách hàng mới và bõ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.
  • Tiếp nhận ý kiến đóng góp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng.
  • Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.
  • Lên kế hoạch phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh tòa nhà.

9. Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu.

  • Tiếp nhận ý kiến chung của toàn thể mọi người về kế hoạch phát triển nhà thầu.
  • Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.
  • Lên kế hoạch quản lý các nhà thầu.
  • Lên kế hoạch thu phí nhà thầu.

Tổng kết lại những vấn đề liên quan tới bộ quy trình quản lý tòa nhà, chúng ta phải có kế hoạch triển khai cụ thể, chi tiết toàn bộ quá trình để khi bắt tay vào thực hiện đúng quy trình sẽ giúp chủ đầu tư đạt hiệu quả cao nhất. Đáp ứng quy trình từng hạng mục riêng biệt là chìa khóa để hướng quá trình quản lý vận hành tòa nhà đạt hiệu quả mong muốn và đem lại nhiều những giá trị tích cực nhất.

Để tăng thêm tính hiệu quả, quý khách hàng có thể tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn về cách quản lý vận hành tòa nhà.