Quản lý tài chính tòa nhà là một trong những công việc yêu cầu chất lượng chuyên môn của công tác quản lý rất cao. Do đặc thù của tòa nhà bao gồm khác nhiều những khoản mục liên quan trực tiếp tới tiền nên việc đòi hỏi kinh nghiệm quản lý của các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Với đội ngũ chuyên nghiệp đó, kế hoạch quản lý tài chính sẽ được xây dựng một cách rõ ràng, khoa học.

Hãy cùng Housecarevn tìm hiểu về quy trình quản lý tài chính tòa nhà đầy khoa học trong quản lý vận hành tòa nhà, hiệu quả đó nhé.

1. Quản lý các nguồn thu tại tòa nhà:

quản lý nguồn thu tại tòa nhà trong quy trình quản lý tòa nhà

Thông thường một tòa nhà nhà thương mại hoặc tòa nhà chung cư luôn có rất nhiều những khoản thu liên quan tới hoạt động cho thuê mặt bằng khác nhau. Tuy nhiên những khoản thu liên quan tới công tác dịch vụ là những ưu tiên hàng đầu trong quá trình triển khai công tác quản lý tài chính tòa nhà. Xây dựng kế hoạch quản lý tài chính tòa nhà cụ thể như sau:

– Lập kế hoạch thu phí của tòa nhà: Lên kế hoạch thu phí hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

– Triển khai thu theo nội dung: Có thể chia các khoản thu của tòa nhà theo 2 khoản thu khác nhau:

+ Thu thường kỳ: Là các khoản thu hàng tháng phải nộp cho ban quản lý tòa nhà: Phí dịch vụ căn hộ, phí dịch vụ khu văn phòng, tiền gửi xe các loại định kỳ theo tháng hoặc theo ngày, tiền có thuê các mặt bằng trống,..

+ Thu đột xuất: Là các khoản thu phát sinh thêm mới không có trong kế hoạch thu phí của tòa nhà, các loại tiền phạt, các khoản truy thu,..

+ Số tiền thu phụ thuộc theo quy định của ban quản lý toàn nhà cũng như các khoản thu phí theo quy định của pháp luật.

– Thời điểm thu: Tuy theo từng khoản phí cũng như quy định của ban quản lý trong việc lên kế hoạch thu tuy nhiên thông thường sẽ thu từ ngày mồng 7 đến 15 hàng tháng.

– Cách thức thu: Đóng phí trực tiếp cho ban quản lý tòa nhà hoặc chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Ưu tiên phương pháp chuyển khoản thanh toán để tiết kiệm thời gian, công sức cũng như có chứng từ thu chi rõ ràng, quản lý đơn giản.

  • Các bước tiến hành công tác thu tiền:

– Chuẩn bị thu:

+ Lập bảng thu chi tiết: Lên bản kế hoạch thu để thông báo cho toàn thể những người sinh sống, làm việc trong tòa nhà biết được thông tin các khoản phí đóng góp.

+ Chuẩn bị sẵn phiếu thu: Có thể lập phiếu thu theo hình thức thu máy hoặc phiếu thu tay.

+ Khuyến khích thu theo hình thức điện tử để giảm bớt thời gian chờ đợi cũng như tăng độ chính xác hơn.

– Trong quá trình tiến hành thu:

+ Viết phiếu thu chính xác theo mẫu.

+ Kiểm tra xác nhận giao dịch trước khi đóng dấu xác nhận.

+ Ghi chép lại đầy đủ thông tin hóa đơn, chứng từ thu phí lại.

+ Trả lại giấy tờ nộp tiền liên quan.

– Phân loại tiền và lưu trữ:

+ Sau khi đã tiến hành thu tiền và kiểm tra, nhân viên phụ trách sẽ có trách nhiệm kiểm tra và phân loại tiền và lưu trữ theo quy định.

Tìm hiểu thêm: Vai trò của ban quản trị của công tác quản lý tòa nhà

2. Quản lý các nguồn chi của tòa nhà:

quản lý ngồn chi của tòa nhà trong quy trình quản lý tòa nhà

  • Các nguồn chi của tòa nhà là vô cùng nhiều để duy trì cho toàn bộ các hệ thống của tòa nhà hoạt động. Khoản thu của tòa nhà được chia ra hai khoản rõ rệt: chi thường xuyên và chi đột xuất.

+ Chi thường xuyên: các khoản chi theo tháng, quý, năm như thông thường. Các khoản chi này có thể là điện, nước, hoặc các chi phí dịch vụ khác,… sẽ được chi hàng tháng. Hoặc các khoản phí dành cho bảo dưỡng hệ thống, tập huấn PCCC,…

+ Quản lý loại tiền: Tổng hợp tiến theo các mệnh giá khác nhau.

+ Hoàn thiện và lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan.

3. Quản lý tồn quỹ:

Kiểm soát và cân đối thu chi nhờ việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

  • Thống kê lại toàn bộ số lượng khoản tiền tồn quỹ còn lại của đơn vị quản lý tòa nhà từ quý trước đó. Tồn quỹ này sẽ được ghi nhận lại sang quý mới và và được lưu trữ đầy đủ, an toàn theo quy định của ban quản lý.

Tư vấn quản lý tài chính tòa nhà

Quy trình quản lý tài chính tòa nhà đòi hỏi đội ngũ nhân lực chất lượng cao và có kinh nghiệm trong công tác quản lý tài chính. Với đội ngũ quản lý tài chính chuyên nghiệp từ các công ty quản lý tòa nhà, chắc chắn chủ đầu tư sẽ có thể hoàn toàn yên tâm trong công tác tài chính của mình.