Quản lý hành chính tòa nhà – bộ phận phụ trách các công tác liên quan tới quản lý hồ sơ, công văn liên quan là một trong những hạng mục cơ bản nhất của quản lý tòa nhà. Xây dựng quy trình quản lý hành chính tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Vậy đơn vị phụ trách quản lý tòa nhà cần lên kế hoạch như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua những chia sẻ của chúng tôi nhé!

1. Quản lý hồ sơ nội bộ:

quản lý hành chính tòa nhà - quản lý tòa nhà

 

Hồ sơ là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý hành chính tòa nhà. Có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau trong quá trình quản lý đơn cử có thể kể tới như:

  • Hồ sơ kết cấu, xây dựng tòa nhà.
  • Hồ sơ hệ thống kỹ thuật điện của tòa nhà.
  • Hồ sơ hệ thống cấp thoát nước tòa nhà.
  • Hồ sơ hệ thống PCCC tòa nhà.
  • Hồ sơ tài chính nội bộ.
  • Hồ sơ hệ thống vận hành thang máy tòa nhà.
  • Hồ sơ hệ thống điều hòa thông gió tòa nhà.
  • Hồ sơ hệ thống BMS.
  • Hồ sơ thông tin khách hàng.
  • Hồ sơ thông tin phương tiện tòa nhà.
  • Các hồ sơ liên quan khác.

=> Những hồ sơ này đều phải được phân loại, lưu trữ dưới dạng file cứng và đựng trong tủ chống cháy đề phòng các sự cố xảy ra. Việc phân loại đúng rất cần thiết để giúp quá trình tìm hồ sơ khi cần thiết tiết kiệm thời gian. Ngoài ra với những hồ sơ phát sinh thêm mới cũng cần phải được lưu trữ đồng bộ để dễ dàng kiểm soát hơn.

Xem Thêm: Thực trạng quản lý tòa nhà hiện nay tại Hà Nội

2. Quản lý công văn đi.

quy trình quản lý hành chính tòa nhà - quản lý công văn

  • Phát sinh công văn (Lý do phát sinh công văn, Soạn công văn, Phê duyệt công văn)

+ In công văn rồi dánh dấu.

+ Gửi công văn đi.

+ Lưu trữ công văn

3. Quản lý công văn đến:

+ Kỹ nhận & vào sổ và chuyển tới bộ phận liên quan.

+ Lưu trữ công văn dưới dạng file cứng và bảo quản chi tiết cụ thể.

Quản lý hành chính tòa nhà chính là những công tác liên quan tới quản lý giấy tờ, hồ sơ qronuan trọng. Chính vì vậy, tg quá trình lên kế hoạch quản lý hành chính nên thực hiện kế hoạch chi tiết, cụ thể để đảm bảo quá trình quản lý diễn ra hiệu quả, nhanh chóng.

Mời bạn tìm hiểu thêm: Thuê dịch vụ quản lý tòa nhà có đắt không?