Quản lý nhà thầu cũng là một trong những công việc vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai công tác quản lý vận hành tòa nhà của các đơn vị phụ trách. Việc các nhà thầu thường xuyên cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong tòa nhà cũng như ban quản lý tòa nhà là điều không thể thiếu.

Với nhu cầu hợp tác với nhiều nhà thầu khác nhau như vậy đơn vị phụ trách cần xây dựng kế hoạch cũng như quy trình quản lý nhà thầu tại tòa nhà như thế nào cho hợp lý? Hãy cùng tìm hiểu quy trình mà Housecarevn đang xây dựng nhé!

1. Tiếp nhận nhu cầu sử dụng nhà thầu của khách hàng và ban quản lý:

quản lý nhà thầu tại tòa nhà

  • Yêu cầu chủ sử dụng(khách hàng) kê khai thông tin: Khi chủ sở hữu(KH) có nhu cầu cải tạo, thiết kế cũng như làm mới căn phòng, khu vực làm việc của mình thì cần phải có đơn thư trình báo với ban quản lý tòa nhà. Khi đó KH cần kê khai đầy đủ thông tin liên quan:

+ Họ tên KH

+ Địa chỉ căn hộ, phòng làm việc

+ Nội dung cần thay thế, sửa chữa, lắp mới.

+ Thời gian dự tính triển khai.

+ Cam kết thực hiện đầy đủ các quy định, nội quy của tòa nhà.

  • Kiểm tra và giám sát địa điểm thi công thường xuyên để đảm bảo đúng hạng mục và thời gian.
  • Làm tờ trình lên trưởng BQL để xin ý kiến chỉ đạo và quyết định phê duyệt(Kèm tới tờ khai của KH).
  • Sau khi trưởng BQL phê duyệt, báo lại với KH để họ thi công.
  • Thu phí theo đúng quy định của BQL hiện hành.

Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu về ngành quản lý tòa nhà ở Việt Nam

2. Làm thủ tục cho nhà thầu tiếp nhận công trình:

  • Tiếp nhận thông tin của KH về chủ nhà thầu.
  • Ghi rõ thông tin chi tiết về nhà thầu vào sổ theo dõi(thời gian ra vào, chi tiết thông tin nhân viên, số lượng máy móc, dụng cụ,…)

3. Theo dõi quá trình hoạt động của nhà thầu:

  • Theo dõi quá trình làm việc của nhà thầu xem liệu có đúng với thời gian hay đúng với những gì chủ nhà đã cam kết trong tờ khai hay không. Tránh làm ảnh hưởng tới cấu trúc tòa nhà.
  • Theo dõi công tác an ninh, PC cháy nổ.
  • Theo dõi công tác dọn dẹp vệ sinh.
  • Theo dõi và kiểm soát tiếng ồn trong quá trình thi công.
  • Trong quá trình kiểm tra nếu thấy nhà thầu hay khách hàng không đảm bảo được những gì đã cam kết trước đó BQL tòa nhà hoàn toàn có thể lập biên bản và xử lý theo đúng quy định để hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro phát sinh.

4. Làm thủ tục cho nhà thầu ra khỏi tòa nhà:

Thu các khoản phí theo đúng quy định.

  • Kiểm tra thực tế kết quả sau khi nhà thầu hoàn thiện.
  • Kiểm soát máy móc, thiết bị so khớp với thông tin đầu vào.
  • Kiểm tra số lượng nhân viên thực tế trước và sau khi công trình hoàn tất.
  • Ghi lại toàn bộ thông tin liên quan tới công trình.

Rủi ro tiềm tang khi thuê dịch vụ quản lý tòa nhà không chuyên nghiệp

Với quy trình quản lý các nhà thầu tại tòa nhà đảm bảo trình tự như trên, chắc chắn trong quá trình quản lý nhà thầu, ban quản lý tòa nhà sẽ tối giản hơn trong quá trình làm việc. Ngoài ra chắc chắn với quy trình quản lý nghiêm ngặt như vậy sẽ đảm bảo được công tác duy trì cảnh quan, an ninh và vệ sinh luôn được thực hiện đúng quy chuẩn.