Quản lý vận hành chung cư không hề đơn giản chút nào. Chính vì thế hiện nay muốn tìm kiếm một dịch vụ quản lý vận hành chung cư phù hợp để đáp ứng nhu cầu cần hết sức cẩn thận. Trong bài viết này, Housecare Việt Nam sẽ cùng bạn tìm hiểu và nắm rõ hơn các thông tin về dịch vụ quản lý và vận hành chung cư này dưới đây.

Quản lý chung cư là gì?

Quản lý chung cư là vấn đề quan trọng mà hầu hết các chủ đầu tư quan tâm. Với chung cư, muốn quản lý hiệu quả cần phải có kế hoạch, quy trình. Vậy quản lý chung cư là gì? Bạn hiểu như thế nào?

Hiểu về quản lý chung cư

Chung cư là nơi sinh sống của hàng trăm hộ dân. Vì thế quản lý chung cư là việc quản lý mọi hoạt động liên quan tới tòa nhà chung cư từ các công trình xây dựng cho tới các hệ thống kỹ thuật ảnh hưởng tới sinh hoạt đời sống của cư dân tại đó. Việc quản lý nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi, chẳng hạn điện nước, mạng internet, hệ thống thang máy, camera giám sát hay dịch vụ vệ sinh… phải được cung cấp đầy đủ.

Số lượng người tại chung cư rất lớn nên việc quản lý và vận hành cần phải có một đội ngũ có đầy đủ chứng chỉ theo quy định của Pháp Luật và kinh nghiệm mới đảm bảo hiệu quả.

Dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Quản lý chung cư là việc quản lý mọi hoạt động liên quan tới tòa nhà chung cư

Quy trình quản lý vận hành chung cư như thế nào?

Hiện tại quy trình quản lý vận hành tòa nhà tại Housecare Việt Nam hoặc nhiều đơn vị khác đang diễn ra theo 1 quy trình cơ bản. Trong quá trình áp dụng, tùy theo từng đặc trưng khác nhau và yêu cầu từ phía khách hàng, quy trình có thể thay đổi để áp dụng phù hợp hơn. Về cơ bản quy trình được áp dụng như sau:

Quy trình quản lý dịch vụ

Trong tổng thể quy trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư, Housecare Việt Nam phân thành 2 quy trình cho 2 lĩnh vực chính gồm dịch vụ và tài chính. Trong đó quy trình quản lý dịch vụ sẽ gồm:

Quy trình dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật

  • Bước 1: Đội ngũ của Housecare Việt Nam thực hiện kiểm tra, khảo sát toàn bộ các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà một lượt.
  • Bước 2: Tiến hành đánh giá thực trạng vận hành của hệ thống sau khảo sát.
  • Bước 3: Đưa ra tiêu chí an toàn để vận hành hệ thống kỹ thuật.
  • Bước 4: Đề xuất phương án giải quyết khi hệ thống kỹ thuật có sự cố phát sinh

Quy trình dịch vụ an ninh, dịch vụ bảo vệ tòa nhà

  • Bước 1: Khảo sát thực địa tòa nhà để đánh giá mức độ an ninh.
  • Bước 2: Tiến hành khảo sát tình hình an ninh trong khu vực tòa nhà tọa lạc.
  • Bước 3: Đề xuất phương án phân bổ đội ngũ nhân viên bảo vệ ở vị trí quan trọng.
  • Bước 4: Xây dựng và lập ra quy trình làm việc cho các chốt bảo vệ riêng ở những vị trí khác nhau trong tòa nhà.
  • Bước 5: Lên phương án phối kết hợp các bộ phận hỗ trợ lúc khẩn cấp
Dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Quy trình quản lý vận hành chung cư phân thành nhiều quy trình khác nhau

Quy trình dịch vụ vệ sinh tòa nhà

  • Bước 1: Thực hiện khảo sát thực tế vấn đề vệ sinh hiện tại trong tòa nhà.
  • Bước 2: Đánh giá tình trạng hiện tại sau khảo sát thực tế vấn đề vệ sinh.
  • Bước 3: Lên kế hoạch và quy trình triển khai công việc tại từng vị trí, khu vực cụ thể.

Quản lý tài chính tại tòa nhà

Vấn đề tiếp theo tại tòa nhà cần phải được làm rõ chính là tài chính. Sau khi tiến hành khảo sát thực trạng của tòa nhà về tình trạng hạ tầng và xem xét tình hình tài chính, Housecare Việt Nam sẽ đưa ra quy trình quản lý vận hành như sau:

  • Tiến hành xây dựng thu chi tài chính của tòa nhà hợp lý nhất.
  • Xây dựng quy trình về việc chi tiêu quỹ tiền mặt hiện tại của ban quản lý.
  • Tiến hành lên kế hoạch và xây dựng quy trình báo cáo thu chi thường kỳ và định kỳ một cách minh bạch, rõ ràng và khoa học.
  • Xây dựng phương án kết hợp với các bộ phận khác của tòa nhà để thực hiện những công việc trên.

Các quy trình khác cần thực hiệnNgoài quy trình về dịch vụ và tài chính, ban quản lý tòa nhà cũng sẽ được đội ngũ của Housecare Việt Nam xây dựng và thực hiện các quy trình vận hành quản lý tòa nhà chung cư như sau:

Quy trình quản lý nhân sự

  • Bước 1: Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho ban quản lý
  • Bước 2: Tiến hành đào tạo nhân sự trong tòa nhà với các chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết.
  • Bước 3: Tiến hành xây dựng chế độ quản lý và phân bổ đội ngũ nhân sự phù hợp cho các công việc của tòa nhà.
Dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Quy trình quản lý vận hành chung cư gồm cả quản lý dịch vụ, tài chính, nhân sự, khách hàng…

Quy trình quản lý khách hàng

  • Bước 1: Thực hiện tiếp nhận và giải đáp thắc mắc hoặc khiếu nại từ phía khách hàng.
  • Bước 2: Khách hàng đến làm việc tại tòa nhà sẽ có quy trình đón tiếp và hướng dẫn cụ thể khi có nhu cầu.
  • Bước 3: Thực hiện kết hợp với bộ phận an ninh trong tòa nhà nhằm bảo đảm tuyệt đối sự an toàn cho tòa nhà.

Về cơ bản quy trình quản lý vận hành chung cư sẽ được đội ngũ Housecare Việt Nam thực hiện như trên. Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

Phí quản lý và vận hành chung cư như thế nào?

Theo điều 31, khoản 1, Thông tư số 02/2016/TT-BXD, phí quản lý vận hành chung cư được hiểu là ““1. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ, diện tích khác trong nhà chung cư mà chưa sử dụng) để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Quy chế này”.

Các công việc cần sử dụng kinh phí quản lý và vận hành chung cư

Kinh phí quản lý và vận hành chung cư được chiếu theo khoản 1, điều 10 trong cùng Thông tư số 02/2016/TT-BXD:

“1. Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:

a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;

b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;

c) Các công việc khác có liên quan”.

Dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Phí quản lý và vận hành chung cư được quy định tại điều 31, khoản 1, Thông tư số 02/2016/TT-BXD

Cách tính chi phí quản lý vận hành chung cư

Cách tính chi phí quản lý vận hành chung cư được tính theo công thức:

Diện tích thông thủy căn hộ X giá dịch vụ quản lý (đối với căn hộ chung cư)

Diện tích sàn sử dụng X giá dịch vụ quản lý (đối với khu nhà ở thấp tầng như biệt thự, liền kề, nhà phân lô…)

Như vậy phí quản lý vận hành chung cư được quy định rõ tại Thông tư số 02/2016/TT-BXD. Bạn đọc cần nắm rõ để hiểu hơn về quy định này.

Điều kiện đăng ký kinh doanh dịch vụ quản lý, vận hành chung cư

Điều kiện đăng ký kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành chung cư được quy định tại điều 105, khoản 2 Luật Nhà ở 2014. Theo đó các đơn vị kinh doanh dịch vụ này phải tuân thủ những điều khoản dưới đây.

Quy định đăng ký kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành chung cư

“2. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải có đủ điều kiện về chức năng và năng lực theo quy định sau đây:

a) Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;

b) Phải có các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm bộ phận kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường;

c) Có đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà ở bao gồm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư và có giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.”

Dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Điều kiện đăng ký kinh doanh dịch vụ quản lý, vận hành chung cư được quy định tại điều 105, khoản 2 Luật Nhà ở 2014

Trên đây là quy định điều kiện khi tiến hành đăng ký kinh doanh dịch vụ vận hành quản lý tòa nhà chung cư cần nắm rõ.

Kinh nghiệm quản lý vận hành chung cư

Để vận hành quản lý chung cư hiệu quả cần phải có quy trình và những kinh nghiệm của người đi trước. Cụ thể hơn với kinh nghiệm quản lý vận hành chung cư muốn hiệu quả cần chú ý:

Có sự tham gia của chính quyền

Cần có sự tham gia của chính quyền để đảm bảo trách nhiệm, quyền lợi và đúng định hướng chung của đô thị. Việc quản lý vận hành muốn hiệu quả phải đặt ra các nguyên tắc tương xứng đối với quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích để đảm bảo việc phục vụ nhu cầu của các chủ sở hữu.

Việc vận hành và quản lý chung cư cần có sự giám sát, kiểm tra và hướng dẫn từ phía chính quyền khu vực. Việc này sẽ đảm bảo các tranh chấp, kiện tụng sẽ rõ ràng, dễ giải quyết hơn. Đồng thời phía chính quyền ban hành luẩ chung cư để đảm bảo tất cả từ ban quản lý chung cư cho tới các cư dân hiểu rõ về quyền hạn và trách nhiệm của mình.

Dịch vụ quản lý vận hành chung cư
Kinh nghiệm quản lý và vận hành chung cư nên có sự tham gia của chính quyền

Có mô hình quản lý phù hợp

Cần xây dựng mô hình quản lý phù hợp, không cồng kềnh và phải đáp ứng được nhu cầu riêng của chung cư. Vấn đề này cần có sự tư vấn từ các công ty quản lý tòa nhà như Housecare Việt Nam hoặc các đơn vị có kinh nghiệm. Như thế sẽ giúp chủ sở hữu chung cư đảm bảo thực hiện hiệu quả nhất.

Danh sách công ty quản lý và vận hành chung cư chất lượng

Quý khách có thể lựa chọn ngay dịch vụ quản lý và vận hành chung cư chất lượng của Housecare Việt  Nam hoặc 1 vài các công ty khác dưới đây:

Các công ty quản lý vận hành chung cư chất lượng

  • Công Ty CP Sài Gòn Triển Vọng Savista
  • Công Ty TNHH Quản Lý Tòa Nhà Htc Sài Gòn
  • Công Ty Cổ Phần Quản Lý Nhà Toàn Cầu
  • Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Pjk One
  • Công Ty Dịch Vụ Quản Lý Tòa Nhà Song Ngọc

Quý khách có nhu cầu về dịch vụ quản lý vận hành chung cư giá tốt, uy tín và chất lượng xin liên hệ với Housecare Việt Nam theo thông tin sau:

Housecare Việt Nam

  • Địa chỉ: 22 Hoàng Sâm, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội
  • VPGD: P1206 OCT3A- KĐT Handiresco – Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội
  • Email: Housecarevn@gmail.com
  • facebook.com/quanlytoanhahc