Quản lý tòa nhà không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Nếu không biết cách, không có chuyên môn và chỉ quản lý theo cảm hứng sẽ khiến tòa nhà không thể hoạt động hiệu quả được. Vì thế Housecare Việt Nam có chia sẻ về bộ quy trình quản lý tòa nhà, quý khách có thể tham khảo để giúp mình vận hành tốt hơn.

Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực trong kinh doanh. Công việc này đòi hỏi kinh nghiệm, chuyên môn và nhiều kỹ năng để vận hành tốt nhất các hoạt động của tòa nhà. Vì thế đây được xem là một trong những hoạt động quan trọng không thể bỏ qua.

Bộ quy trình quản lý tòa nhà
Quản lý tòa nhà là công việc đòi hỏi kinh nghiệm, chuyên môn và nhiều kỹ năng để vận hành tốt nhất các hoạt động của tòa nhà

Các loại quản lý tòa nhà

Quản lý tòa nhà chia ra thành nhiều loại khác nhau như quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư. Mỗi loại tòa nhà lại có những đặc trưng riêng mà nhà quản lý phải nắm rõ. Cụ thể:

Quản lý tòa nhà văn phòng

Tòa nhà văn phòng là nơi các doanh nghiệp, công ty, tổ chức thuê để đặt trụ sở và vận hành công việc kinh doanh của họ. Đối với tòa nhà văn phòng việc quản lý là việc thực hiện mọi hoạt động có liên quan đến tòa nhà giúp vận hành hiệu quả. Nhờ đó khách sử dụng văn phòng đạt được hiệu quả như mong muốn để việc kinh doanh diễn ra thuận lợi nhất.

Việc quản lý tòa nhà văn phòng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận khi cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng đem lại. Chất lượng của việc quản lý sẽ quyết định phần nào tới giá trị thu được từ chủ đầu tư.

Quản lý tòa nhà chung cư

Quản lý tòa nhà chung cư là hoạt động nhằm bảo đảm cho mọi sinh hoạt liên quan tới nhà ở chung cư của người sử dụng diễn ra tốt nhất. Chẳng hạn như hệ thống điện nước phải cung cấp đầy đủ, mạng internet, các hệ thống thang máy, camera giám sát…

Vì tòa nhà chung cư có hàng trăm hàng nghìn hộ dân sinh sống nên việc quản lý đòi hỏi phải có 1 đội ngũ chuyên nghiệp. Như thế mới có thể đảm bảo được nhu cầu sinh sống tại chung cư đó của người dân.

Các công việc cần làm khi quản lý tòa nhà

Dịch vụ Quản lý tòa nhà là công việc bao gồm nhiều mảng, nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể:

  • Quản lý về tài chính: Tài chính là phần mà khách hàng đóng cho ban quản lý mỗi tháng. Ban quản lý có trách nhiệm thực hiện chi tiêu đúng, minh bạch, rõ ràng và hợp lý.
  • Quản lý khách hàng: Thực hiện chăm sóc, giải quyết nhu cầu, tiếp thu ý kiến từ khách hàng để đáp ứng nhu cầu sử dụng văn phòng và nhà chung cư tốt nhất.
  • Quản lý nhân sự: Vì 1 tòa nhà cần nhiều bộ phận nhân sự khác nhau để phục vụ cho nhu cầu đời sống, sinh hoạt và sử dụng văn phòng của khách hàng nên cần phân bổ hợp lý.
  • Bảo trì hệ thống kỹ thuật: Hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà rất nhiều. Vì thế cần phải quản lý và tiến hành bảo trì, bảo dưỡng hệ thống này giúp đáp ứng tốt nhất đời sống của cư dân, khách hàng.
Bộ quy trình quản lý tòa nhà
Quản lý tòa nhà là công việc bao gồm nhiều mảng, nhiều lĩnh vực khác nhau

Với nhiều lĩnh vực, nhiều vấn đề, việc quản lý cho tòa nhà không đơn giản chút nào. Chính vì thế mà hiện nay, do thiếu kinh nghiệm, thiếu chuyên môn và chưa có quy trình quản lý. Vì thế Housecare Việt Nam đã nghiên cứu, tổng hợp và cập nhật để đưa ra bộ quy trình quản lý tòa nhà phù hợp nhất với thực trạng của Việt Nam.

Quy trình cơ bản về quản lý tòa nhà

Việc quản lý tòa nhà cần phải có một quy trình đầy đủ và chuyên nghiệp. Về cơ bản quy trình quản lý tòa nhà nhà sẽ gồm:

Quản lý hợp đồng

  • Quản lý về quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
  • Quản lý về việc thu tiền cho khách hàng thuê
  • Quản lý về việc thu tiền dịch vụ từ khách hàng ký trong hợp đồng
  • Quản lý về quy trình thanh lý hợp đồng khi không còn nhu cầu thuê

Quy trình khách hàng

  • Quản lý về quy trình quản lý và sử dụng phòng (với tòa nhà văn phòng)
  • Quản lý về quy trình đánh giá sự cảm nhận khách hàng
  • Quản lý về quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại
  • Quản lý về quy định về an toàn, an ninh của người sử dụng
  • Quản lý về quy định quản lý tài sản khách thuê
  • Quản lý về quy định quản lý vệ sinh chung của tòa nhà
  • Quản lý về quy định sử dụng thiết bị, dịch vụ của tòa nhà đối với khách hàng

Quy trình an ninh

  • Quản lý về các quy định phòng cháy, chữa cháy theo quy định của toà nhà
  • Quản lý tuần tra bộ phận bảo vệ
  • Quản lý việc huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy
  • Quản lý việc kiểm soát tài sản, hàng hóa
  • Quản lý khách tham quan, nhân viên
  • Quản lý về hệ thống giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)

Quy trình vận hành kỹ thuật

  • Quản lý về bảo trì toà nhà
  • Quản lý về bảo trì các công trình xây dựng
  • Quản lý về bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà

Quy trình vệ sinh

  • Quản lý kế hoạch vệ sinh các khu vực của tòa nhà
  • Quản lý rác thải trong và khu vực ngoài của tòa nhà
  • Quản lý quy định chung của tòa nhà
Bộ quy trình quản lý tòa nhà
Quy trình cơ bản về quản lý tòa nhà được chia thành nhiều lĩnh vực

Lời kết

Vì hiện nay quy trình quản lý tòa nhà tại Việt Nam còn yếu kém nên dễ gây ra những vấn đề khác nhau, chẳng hạn như cháy nổ. Vì thế quý khách có thể lựa chọn bộ quy trình quản lý tòa nhà tại Housecare Việt Nam để giúp mình quản lý tốt hơn tòa nhà. Cần tư vấn xin liên hệ với chúng tôi theo:

  • Địa chỉ: 22 Hoàng Sâm, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội
  • VPGD: P1206 OCT3A- KĐT Handiresco – Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội
  • Email: Housecarevn@gmail.com
  • facebook.com/quanlytoanhahc